Einblicke in das tägliche Brot der Bio-Gipfel-Organisation – oder was Greenhörner punkto Eventorganisation wissen sollten

Sabine Vogt: Der diesjährige Bio-Gipfel-läuft unter dem Motto «Bio auf meinem Teller – Fakt oder Fake?». Dabei greifen unsere Referentinnen und Referenten das 1×1 der Bio-Welt auf und klären uns über Themen wie Labeling, Greenwashing, Rückverfolgbarkeit der Produkte und Innovation in der Branche auf.

Fabian Sennhauser: Es werden aber auch Gesundheitsaspekte thematisiert. Wir decken Fakten und Fakes von Bio auf und zeigen unseren Teilnehmerinnen und Teilnehmern Tipps und Tricks zum nachhaltigen Konsum. Wir wollen der breiten Bevölkerung Bio näherbringen und ihnen einen einfachen Zugang zum Thema zu ermöglichen.

Sabine: Der Event richtet sich an alle Akteurinnen und Akteure der Bio-Wertschöpfungskette, von der Produktion über die Verarbeitung und den Handel bis zu den Endkonsumierenden. Die Ausgabe 2022 fokussiert sich insbesondere auf Konsumentinnen und Konsumenten. Wir möchten 150 Tickets an Menschen aus der breiten Bevölkerung verkaufen, die eine gewisse Affinität zur gesunden Ernährung mitbringen, aber (noch) nicht auf den «Bio Trip» aufgestiegen sind.

• Wir haben verschiedene On- und Offline-Massnahmen geplant. Der Mix machts aus! Zum einen, und das ist ja heute nicht mehr wegzudenken, haben wir mit dem Baukastensystem von WIX selbst eine Webseite erstellt. Wir generieren Reichweite mittels Posts, Storys und Reels in unseren sozialen Medien, teilweise auch in Zusammenarbeit mit unseren Partnern. Und auch unsere Referierenden erzählen in ihren Netzwerken über den Bio-Gipfel.
• In gewissen Zeitschriften und diversen Webseiten haben wir Inserate geschaltet. Das kann teilweise sehr teuer sein. Nutze dein berufliches Netzwerk, damit du «Deals» machen kannst.
• Auch im persönlichen und beruflichen Umfeld sprechen wir über den Bio-Gipfel, im Sinne von: Tue Gutes und sprich darüber. Mund zu Mund-Propaganda ist eine nicht zu unterschätzende Werbeplattform!
• Die Events schalten wir im Eventkalender unserer Partner- und uns nahestehenden und bekannten Organisationen aus der Branche auf. Zudem machen wir unteranderem im Eventkalender vom Natur- und Umweltkalender Bern und auf Ronorp auf den Bio-Gipfel aufmerksam.

Sabine: Und last but not least: Wir verteilen Flyer mit Fokus Biofachhandel.

Sabine: Hu ja, zu organisieren gibt’s mehr als genug! In einem ersten Schritt haben wir mit den drei Personen der Projektgruppe zur Themenschärfung ein Projekt-Kick-Off durchgeführt und erste Ziele definiert, einen Zeitplan und ein Budget erstellt und zweiteres von unserer Trägerschaft absegnen lassen. Zudem musste baldmöglichst ein geeigneter Veranstaltungsort evaluiert und reserviert werden, bevor wir uns auf die Suche nach Referierenden machten. Eine vorgängige Themenabgrenzung war besonders wichtig; zum einen, damit der Suchradius für potenzielle Referentinnen und Referenten überschaubar blieb. Zum anderen, damit wir Themengruppen bilden konnten. Pro Gruppe haben wir 1-3 Referierende gesucht. Dann stimmten wir uns mit den Referierenden pro Themengruppe betreffend Inhalte ab und klärten, wer über welche Themen sprechen möchte.

Fabian: Wer einen solchen Event macht, braucht Sponsoren. Entsprechend stellten wir ein Sponsoringkonzept auf die Beine und fragten 30 potenzielle Gross- und Kleinsponsoren für finanzielle Zustüpfe an. Man muss sich halt schon bewusst sein: Es ist nicht ganz einfach, an Sponsoringgelder zu kommen. Unsere Erfahrung zeig, dass – wenn überhaupt – nur wenig Beiträge fliessen. Bleib hartnäckig und frag halt nochmals nach! Und vergiss nicht, auch zu deiner Absicherung einen Sponsoringvertrag zu erstellten.

Sabine: Mein Part ist zudem die Organisation der Gästeverpflegung. Je nach Location eignet sich hierfür ein Catering bestens. Wir haben bei uns an der Hochschule eine gute Küche und können den Food gleich dort beziehen. Ah, und die liebe Technik, ja, die dürft ihr auch nicht vergessen! Bei so vielen Themen war ein unkompliziertes «Weekly Update» zwischen uns beiden besonders wichtig.

Fabian: Ich habe mich um das Erstellen der Webseite gekümmert und Inserate, Flyer und Pressemitteilungen verfasst, Einträge in Eventkalender koordiniert und bin besorgt für Aufbau und Pflege der Social Media-Kanäle. Einfach, damit ich’s auch gesagt habe: Es gibt im Fall alles viel mehr zu tun, als man denkt, insbesondere die Webseite nimmt viel Zeit in Anspruch. Plant also genügend Zeit ein. Nicht zu unterschätzen punkto Wichtigkeit und Ressourcen ist auch die regelmässige Kommunikation mit externen Personen (Referierende, Sponsoren, Medien etc.).

Sabine: Jeder oben genannte Punkt hat seine Wichtigkeit. Die Trägerschaft will regelmässig informiert sein, der Zeitplan muss im Auge behalten und das Zeitmanagement geschärft werden. Auf unvorhergesehenes müssen wir vorbereitet sein. Als Beispiel: Beim Bio-Gipfels 2021 hatte die Küche 15 Minuten Verspätung, so dass wir das Programm mit einer spontan einberufenen Fragerunde in die Länge ziehen mussten. Ein professioneller Auftritt am Eventtag erfordert also viel Detailarbeit im Vorfeld. So empfiehlt es sich beispielsweise auch, die Präsentationen vorgängig mit den technischen Gegebenheiten abzustimmen.

Fabian: Auch Corona ist weiterhin Thema. Der Event wird zwar für ein physische Durchführung geplant. Plan B stellt aber eine hybride Form dar. Da müssen dann andere Dinge beachtet werden. Das stellt einem auch vor grosse Herausforderungen in Bezug auf die Planungssicherheit. Diese ist so nämlich kaum gegeben. Und last but not least: Behalte die Finanzen im Griff!

Sabine: Diese Frage ist schwierig zu beantworten. Es kommt stark auf die Ausgangslage und die Bedingungen wie Budget, Rahmenprogramm etc. an. Findet der Event zum ersten Mal statt, so würde ich einen Vorlauf von einem Jahr empfehlen. Auch wenn der Anlass schon einmal stattgefunden hat und bei der nächsten Durchführung ähnlich von statten gehen soll, würde ich ein Jahr einplanen. Weil: Es gibt halt immer Optimierungspotenzial. Ist der Event einmal etabliert, die Prozesse definiert und Routine eingekehrt, reicht eine Vorbereitungszeit von einem halben bis dreiviertel Jahr. Referierende und Lokalität müssen aber gleichwohl früher reserviert werden.

Fabian: Die bunt zusammengewürfelte Mischung der Referierenden gefiel mir gut. Die Lokalität an der HAFL war ideal und die Verpflegung fein. Ganz toll fand ich das aufgrund von Corona für die Online-Teilnehmenden zur Verfügung gestellte «Verpflegungspäckli». Und ja, die Zusammenarbeit zwischen mir und Sabine hat auch sehr gut funktioniert.

Sabine: Mir gefiel die Vielfalt der Themen und die Mischung aus «bekannten» und weniger bekannten Referentinnen und Referenten. Hingegen würde ich den Teilnehmerinnen und Teilnehmern in den Workshop-Sessions mehr Zeit geben und mehr Abwechslung bieten, als dass wir das beim ersten Bio-Gipfel gemacht haben. Will heissen: ausserhalb der «Denkarbeit» auch etwas Handarbeit anbieten, z.B. Lebensmittel verarbeiten. Das Networking ist ja auch ganz wichtig, es sollten also genügend Möglichkeiten zum Kontakte knüpfen geboten werden. Eine engere Zusammenarbeit mit den Medien scheint mir auch sinnvoll, um für den Event mehr Reichweite zu erhalten.

• Stell dein Projektteam divers auf: Unterschiedliche Personen bereichern den Event. Trotzdem sollte das Team klein gehalten werden, das erleichtert die Kommunikation und Koordination untereinander. Wichtig: Es muss auf der persönlichen Schiene «geigen». Hol dir also die richtigen Leute mit ins Boot! Geh Kooperationen ein und setze diese bei der Kommunikation gezielt ein.
• Nutze unterschiedliche Kommunikationskanäle und sei dir auch hier bewusst, dass Aufbau und Pflege der Kanäle einiges an Kapazität und Kompetenz voraussetzen.
• Hab Mut zur Lücke, probiere aus und sei kreativ. Es muss nicht zu 100% professionell und in’s Detail geplant sein. Spontanität schafft Authentizität!

• Mach dir von Anfang an Gedanken, welche Zielgruppe mit dem Event angesprochen werden sollen. So ist die Auswahl der Sponsoren auch einfacher, denn diese wollen wissen, wer am Event vor Ort sein wird.
• Unterschätze den Zeitaufwand der Organisation nicht, insbesondere dann, wenn du den Event zum ersten Mal durchführst.
• Und: Finanzen müssen regelmässig kontrolliert und eingehalten werden. Das Sponsoring kann je nach Finanzlage auch erst bei einer erneuten Durchführung des Events mit einbezogen werden, denn: Sponsorenakquise benötigt sehr viel Zeit und Geduld.